Personvernerklæring Glommen Mjøsen Skog

1. Generelt om behandling av personopplysninger

1.1 Om personvernerklæringen

Når du samhandler med Glommen Mjøsen Skog, enten som andelseier, skogeier, ansatt, samarbeidspartner eller kontaktperson hos en leverandør behandler Glommen Mjøsen Skog personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Denne personvernerklæringen er bygget opp med en generell del (del 1) som gjelder all behandling av personopplysninger, samt deler som konkret gjelder andelseiere/medlemmer (del 2), kunder (del 3), ansatte og tillitsvalgte (del 4), kontaktpersoner hos andelseiere/medlemmer, kunder, leverandører og samarbeidspartnere (del 5) og andre (del 6).

1.2 Behandlingsansvarlig – Glommen Mjøsen Skog SA

Glommen Mjøsen Skog SA (org.nr. 988 983 659) v/ daglig leder er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi bestemmer formålet med bruken av personopplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. Vår kontaktinformasjon er:

E-post: post@glommen-mjosen.no
Hovedkontor: Grindalsvegen 3, 2406 Elverum
Postadresse: Pb 1329, 2405 Elverum eller Pb 84, 2601 Lillehammer
Sentralbord: 62 43 53 00

1.3 Hvilken rett vi har til å behandle personopplysningen om deg

Enhver opplysning som kan knyttes til deg som person, er en personopplysning. All behandling av personopplysninger skal bygge på et rettslig grunnlag.

Vi behandler personopplysninger om deg når det er nødvendig for å gjennomføre avtaler med deg, jf. personvernforordningen («GDPR») artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Grunnlaget vårt kan også være fordi myndighetene pålegger oss å lagre og rapportere opplysningene, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c). I noen tilfeller vil vi kunne vurdere at vi har en berettiget interesse til å behandle opplysninger om deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Der det ikke foreligger annet grunnlag for behandling av personopplysninger, vil vi be om ditt eksplisitte samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Nedenfor under del 2 til 6 har vi gitt nærmere forklaring av hvem sine personopplysninger og hvilke personopplysninger vi behandler.

1.4 Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger som vi har registrert om deg. Dersom opplysningene er feilaktige eller misvisende, kan du be om at de rettes eller suppleres.

I visse tilfeller kan du kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses, eller at opplysningene slettes. Når det gjelder opplysninger som vi behandler med grunnlag i samtykke eller avtale med deg, kan du be om å få overført opplysningene.

Du kan alltid reservere deg mot behandling av dine personopplysninger for direkte eller tilpasset markedsføring. Mer om dine rettigheter kan du lese på www.datatilsynet.no

1.5 Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å ivareta det formålet opplysningene er samlet inn for. Personopplysninger som vi trenger for å oppfylle en avtale med deg, lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen og rettigheter og plikter som oppstår i forbindelse med den.

Hvis vi behandler personopplysninger med grunnlag i samtykke, kan du trekke samtykket tilbake. Dersom du f.eks. trekker tilbake et samtykke til å sende deg nyhetsbrev, vil vi ikke lenger gjøre det.

Opplysninger som samles inn eller genereres, men ikke kobles til deg som person, kan alltid brukes til analyse, statistikk- og forskningsformål.

1.6 Sikker behandling av personopplysninger

Vi er opptatt av å behandle personopplysningene dine på en trygg måte, og stiller krav til sikkerhet i alle løsninger som vi bruker for å behandle personopplysninger.

1.7 Deling av personopplysninger

Der vi benytter databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne, inngår vi avtaler for å sikre at opplysningene kun brukes til det de skal brukes til, og at informasjonssikkerhet ivaretas i alle ledd. All behandling av personopplysninger skjer innenfor EU/ EØS eller hos tredjeland godkjent av EU-kommisjonen.

Vi deler ikke personopplysningene dine med andre utover det vi er pålagt gjennom lov og gjennom sertifiseringsordningene for skogbruket.

1.8 Klagerett

Hvis du har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, eller innspill om hvordan vi skal gjøre det, er du velkommen til å kontakte oss. Det gjelder også dersom du mener at vi ikke behandler personopplysningene i tråd med det vi har beskrevet, eller på annen måte bryter personvernlovgivningen. Våre kontaktopplysninger finner du i punkt 1.2 ovenfor.

Du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktopplysninger og mer informasjon om hvordan du klager finner du på www.datatilsynet.no.

2. Andelseiere

Vi behandler følgende personopplysninger om våre andelseiere:

Navn, fødselsnummer, organisasjonsnummer, kontaktinformasjon, adresseinformasjon, eiendomsinformasjon, andelseiernummer, kapital (andelsinnskudd, tilleggsinnskudd, medlemskapitalkonto), andelseierhistorikk (herunder inn- og utmeldingsdato, verv, transaksjonsopplysninger, opplysninger om betalingsmåte o.l.), bankkonto, samt kundeopplysninger (se del 3 nedenfor).

Opplysningene er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen som ditt andeleierskap i Glommen Mjøsen Skog innebærer. Formålet med å behandle disse opplysningene er å registrere og ajourholde andelseierregisteret, administrere andelseierfordeler, foreta riktig fakturering av andelseierkontingent, samt overholde krav i medhold av lov og overholdelse av sertifiseringskrav.

Som andelseier får du muligheten til å motta elektronisk informasjon (e-post eller SMS) om ditt andelseierskap, innkalling til årsmøter, skogdager og arrangementer for andelseiere, nyhetsbrev fra Glommen Mjøsen Skog, andelseiertilbud og kampanjer. Du kan når som helst reservere deg mot å motta dette. Dette gjør du via Min Side eller henvendelse til oss.

Som medlem i Glommen Mjøsen Skog er du automatisk medlem i Norges Skogeierforbund. For abonnenter av Magasinet Skog overføres navn og kontaktopplysninger til Norges Skogeierforbund for utsendelse av magasinet.

For andelseiere/medlemmer som er foretak gjelder del 5 nedenfor.

3. Kunder

Når vi inngår en avtale med deg om gjennomføring av en hogst, skogtjenester og lignende, behandler vi følgende opplysninger:

navn, kontaktinformasjon, organisasjonsnummer og kontoopplysninger, samt opplysninger om din eiendom og det arbeidet som skal utføres og som er utført, bl.a. mengder, kvalitet, bestander og miljøopplysninger.

Opplysningene er nødvendige for å kunne gjennomføre avtalen. Når vi planlegger og utfører et oppdrag på din eiendom, er vi underlagt ulike krav gjennom lover, forskrifter og sertifiseringsordninger.

Vårt miljø- og kvalitetsarbeid forutsetter at alle oppdrag skal dokumenteres. Som ledd i dokumentasjon av utført arbeid registrerer vi geografiske data, opplysninger om trær og virke, produserte mengder og kvaliteter, miljøhensyn med mer. Opplysningene overføres Skogdata hvor de kan benyttes i ALLMA/skogbruksplan og til forskning.

Vi samler kun inn de opplysninger som er nødvendig for å gjennomføre avtalen med deg eller for å oppfylle gjeldende faglige anbefalinger og lov- og sertifiseringskrav. Regnskapsrelaterte opplysninger knyttet til gjennomførte oppdrag lagres i henhold til gjeldende lovverk. Miljørapporter lagres i henhold til vår miljøsertifisering.

Vi vil kunne benytte underentreprenører til å utføre avtalt arbeid. Før personopplysninger blir overført til en underentreprenør, vil vi etablere en databehandleravtale med vedkommende. Underentreprenører skal behandle personopplysninger i tråd med denne avtalen.

Som ledd i oppfølging av igangværende avtaler og gjennomførte avtaler og tiltak i din skog vil du kunne motta informasjon om status, skogbruksrådgivning, påminnelser om tiltak i skog, kampanjer og nyhetsbrev per e-post eller SMS-varsling. Du kan når som helst reservere deg mot å motta slik informasjon og varsling.

For kunders som er foretak gjelder del 5 nedenfor.

4. Ansatte og tillitsvalgte

For å overføre lønn og godtgjørelser og refundere utlegg til våre ansatte og tillitsvalgte, behandler Glommen Mjøsen Skog slike opplysninger:

navn, kontaktinformasjon, adresseinformasjon, fødselsnummer, skatte-, lønns- og kompensasjonsopplysninger.

Dette er begrunnet i gjennomføring av avtale med den ansatte/tillitsvalgte og i henhold til krav til oss i medhold av lov, herunder personopplysningsloven § 6, arbeidsmiljølov, folketrygdlov og yrkesskadeforsikringslov.

Glommen Mjøsen Skog behandler også opplysninger om stillinger/verv og tiltredelses-/ fratredelsestidspunkt ut fra en berettiget interesse i å ha slike historiske opplysninger om Glommen Mjøsen Skogs virksomhet, samt kunne gi attester og referanser.

5. Kontaktpersoner og fullmektiger

Glommen Mjøsen Skog har en berettiget interesse i å komme i kontakt med personer som er oppgitt som kontaktpersoner og fullmektiger for andelseiere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere (nedenfor omtalt som «oppdragsgiver»).

Glommen Mjøsen Skog behandler følgende personopplysninger om kontaktopplysninger:

Navn, kontaktinformasjon og navn på oppdragsgiver samt for enkelte grupper fødselsdato eller fødselsnummer

Som ledd i oppfølging av oppdragsgivers andelseierskap, igangværende avtaler og gjennomførte avtaler og tiltak i din oppdragsgivers skog vil du kunne motta informasjon om status, skogbruksrådgivning, påminnelser om tiltak i skog, kampanjer og nyhetsbrev per e-post eller SMS-varsling. Du kan når som helst reservere deg mot å motta slik informasjon og varsling.

6. Andre

6.1 Rekruttering

I forbindelse med rekruttering har Glommen Mjøsen Skog behov for å behandle opplysninger om jobbsøkere og andre som vi vurderer å knytte til oss. I denne sammenheng behandles følgende opplysninger:

CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater. Opplysningene slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess. Der søker kan være interessant i andre jobber hos oss, har vi berettiget interesse i å oppbevare opplysningene i inntil 12 måneder deretter. Utover dette skjer det på grunnlag av samtykke fra søkeren.

6.2 Kursdeltakere

Har du meldt deg på kurs hos Glommen Mjøsen Skog behandler vi følgende opplysninger:

Navn, kontaktinformasjon

6.3 Besøkende på våre nettsider – informasjonskapsler/cookies

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av slike opplysninger og behandling av dem er bare tillatt når du har fått informasjon om og – for noen – gitt ditt samtykke til det. Besøkende på våre nettsider www.glommen-mjosen.no får ikke lagret informasjonskapsler (cookies) på sine nettlesere. Vi samler ingen personlige data, og derfor henter vi heller ikke inn samtykke, slik som du som bruker må gi på mange andre nettsider.